POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVEE

Introduction

La présente politique de protection des données personnelles définit nos mesures concernant les informations que nous recueillons à votre sujet directement ou indirectement (ci-après « les données personnelles »), l’utilisation que nous en faisons et à qui nous les communiquons. Elle définit également vos droits à l’égard de vos données personnelles et qui vous pouvez contacter pour plus d’informations ou pour exercer vos droits.

Quelle utilisation faisons-nous de vos données personnelles ?

Nous utiliserons vos données personnelles pour vous fournir des services professionnels. Dans ce cadre, nous pouvons être amenés à utiliser vos données personnelles pour les besoins des échanges relatifs à nos services. Ces échanges peuvent intervenir avec vous, notre client, d'autres membres de notre réseau, nos fournisseurs de services ou bien encore les autorités compétentes. Nous pouvons également utiliser vos données personnelles pour effectuer des vérifications de conflits d’intérêts dans le cadre de nos services professionnels.

Quelles données à caractère personnel et de qui ?

Notre entreprise est autorisé à traiter les données à caractère personnel suivantes : prénom, nom, adresse e-mail, données biométriques (copie de la carte d’identité électronique ou du passeport), adresse, numéro d’entreprise, numéro national… Dans le cadre des déclarations à l’impôt des personnes physiques via Tax-on-Web, les données suivantes sont également traitées : prénoms et âge des enfants. BIBTAX traite les données à caractère personnel que la personne concernée ou ses proches a elle-même/ont eux-mêmes fournis.

Nous traitons également des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par la personne concernée, telles que les données à caractère personnel transmises par le client et concernant ses salariés, administrateurs, clients, fournisseurs, ou encore actionnaires.

Les données à caractère personnel peuvent également provenir de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque nationale de Belgique.

Les données ne sont traitées que si ce traitement est nécessaire aux fins précitées.

Les données à caractère personnel ne sont jamais transmises à des pays tiers ni à des organisationsinternationales, sauf accord préalable du Client.

Conformément à ce qui précède, et hormis s’il est nécessaire de communiquer des données à caractère personnel à des organisations ou des entités dont l’intervention en tant que tiers prestataires de services pour le compte et sous le contrôle du responsable est requise aux fins précitées, le cabinet ne transmettra pas les données à caractère personnel collectées dans ce cadre, ni ne les vendra, les louera ou les échangera avec une quelconque organisation ou entité, à moins que vous n’en ayez été informé(e) au préalable et que vous ayez explicitement donné votre consentement.

BIBTAX fait appel à des tiers prestataires de services :

  • Nous utilisons des logiciels de comptabilité électronique, de calcul d’impôts, de transfert de documents et son portail ;
  • Nous faisons appel à des collaborateurs externes en vue de l’exécution de certaines tâches ou de missions spécifiques (réviseur d’entreprises, avocat, notaire, comptable et expertcomptable sous-traitant,…) ;

L’entreprise prendra toutes les mesures nécessaires afin de garantir une bonne gestion du site Internet et de son système informatique.

BIBTAX peut transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative s’il estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger les droits ou les biens du cabinet, de ses clients, de son site Internet et/ou de vous-même.

Comment vos données personnelles sont protégées ?

Afin d’empêcher, dans la mesure du possible, tout accès non autorisé aux données à caractère personnel collectées dans ce cadre, le cabinet a élaboré des procédures en matière de sécurité et d’organisation. Ces procédures concernent à la fois la collecte et la conservation de ces données.

Ces procédures s’appliquent également à tous les sous-traitants auxquels le cabinet fait appel.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

  • Données à caractère personnel que nous devons conserver en vertu de la loi du 18 septembre 2017. Sont ici concernées les données d’identification et la copie des preuves concernant nos clients, les mandataires internes et externes ainsi que les bénéficiaires effectifs de nos clients. Conformément aux articles 60 et 62 de la loi du 18 septembre 2017, ces données à caractère personnel sont conservées au maximum dix ans après la fin de la relation professionnelle avec le client ou à compter de la date d’une opération occasionnelle.
  • Autres données à caractère personnel. Les données à caractère personnel des personnes qui ne sont pas visées ci-dessus ne sont conservées que pendant les durées prévues par la législation d’application, telle que la législation comptable, la législation fiscale et la législation sociale.
Une fois les durées précitées expirées, les données à caractère personnel sont effacées, hormis si une autre législation en vigueur prévoit une durée de conservation plus longue

Vos droits

Sont ici concernées les données à caractère personnel de nos clients, des mandataires et des bénéficiaires effectifs des clients.

En la matière, nous devons attirer votre attention sur l’article 65 de la loi du 18 septembre 2017 :

« Art. 65. La personne concernée par le traitement des données à caractère personnel en application de la présente loi ne bénéficie pas du droit d’accès et de rectification de ses données, ni du droit à l’oubli, à la portabilité desdites données, ou à objecter, ni encore du droit de ne pas être profilé ni de se faire notifier les failles de sécurité. Le droit d’accès de la personne concernée aux données à caractère personnel la concernant s’exerce indirectement, en vertu de l’article 13 de la loi du 8 décembre 1992 précitée, auprès de la Commission de la protection de la vie privée instituée par l’article 23 de ladite loi. La Commission de la protection de la vie privée communique uniquement au demandeur qu’il a été procédé aux vérifications nécessaires et du résultat en ce qui concerne la licéité du traitement en question. Ces données peuvent être communiquées au demandeur lorsque la Commission de la protection de la vie privée constate, en accord avec la CTIF et après avis du responsable du traitement, d’une part, que leur communication n’est susceptible ni de révéler l’existence d’une déclaration de soupçon visée aux articles 47 et 54, des suites qui lui ont été données ou de l’exercice par la CTIF de son droit de demande d’informations complémentaires en application de l’article 81, ni de mettre en cause la finalité de la lutte contre le BC/FT, et, d’autre part, que les données concernées sont relatives au demandeur et détenues par les entités assujetties, la CTIF ou les autorités de contrôle aux fins de l’application de la présente loi. »

Pour l’application de vos droits relatifs à vos données à caractère personnel, vous devez donc vous adresser à la CVP ou à l’Autorité de protection des données.

Pour l’application de vos droits relatifs à toutes les autres données à caractère personnel, vous pouvez toujours prendre contact avec notre entreprise aux coordonnées suivantes : info@bibtax.com

Votre droit de porter plainte

Commission pour la protection de la vie privée
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tél. : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
URL : https://www.privacycommission.be